UWV heeft geen raad van toezicht of raad van advies. UWV kent wel een aantal advies- en controleorganen: het Audit Advies Committee, de medezeggenschapsorganen, de interne accountantsdienst en een externe accountant.
Audit Advies Commissie
In overleg met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft de raad van bestuur van UWV sinds 2015 een adviserend audit committee. In het voorjaar van 2019 zijn de taken van het audit committee verbreed; sindsdien gaat het verder onder de naam Audit Advies Commissie. Met deze verandering is ook een nieuw reglement opgesteld dat zorgt voor een stevige verankering van de kritische en onafhankelijke blik van de Audit Advies Commissie op de bedrijfsprocessen, het risicomanagement en de informatiestromen van UWV en op de wijze waarop het ministerie en UWV samenwerken. In 2020 heeft de Audit Advies Commissie regelmatig stilgestaan bij de uitwerking van het reglement en daarmee haar adviserende en toezichthoudende rol op deze verschillende terreinen. Dit heeft geleid tot verdere verduidelijking van de invulling van deze rollen en helderheid over welke documenten hiervoor ter ondersteuning noodzakelijk zijn. De Audit Advies Commissie heeft voor de verdieping op onderwerpen portefeuilleteams gevormd.
Zowel de adviserende rol als de toezichthoudende rol worden primair vormgegeven in de overleggen en besprekingen met de organisatie gedurende het jaar. Hierbij worden dilemma’s besproken en spreekt de Audit Advies Commissie zich uit over onderwerpen zoals risicomanagement, de bedrijfsprocessen of de samenwerking met het ministerie van SZW. Wanneer daarvoor aanleiding is, worden adviezen ook schriftelijk door de Audit Advies Commissie uitgewerkt. UWV weegt de adviezen van de Audit Advies Commissie mee in zijn interne besluitvorming. De Audit Advies Commissie evalueert jaarlijks haar rol en de invulling daarvan in het afgelopen jaar. De evaluatie over 2020 vindt plaats in het eerste kwartaal van 2021.
De Audit Advies Commissie heeft in 2020 acht keer vergaderd. Tijdens deze bijeenkomsten is er veel aandacht besteed aan de effecten van de coronacrisis op de dienstverlening van UWV en het versterken van risicomanagement. In mei 2020 heeft de Audit Advies Commissie, naar aanleiding van het verzoek van het ministerie van SZW aan UWV om de NOW uit te voeren, een nota opgesteld met een advies voor het overleg met de minister van SZW. In deze adviesnota besteedt de Audit Advies Commissie aandacht aan de effecten en de risico’s die de uitvoering van de noodregelingen met zich meebrengt voor de uitvoering van de reguliere wettelijke taken van UWV. Daarnaast zijn in 2020 de volgende onderwerpen aan bod gekomen: het Jaarplan UWV 2021, het Audit jaarplan 2021 en de ontwikkelingen en uitdagingen op het gebied van ICT. In het bijzonder zijn de risico’s van de migratie van het datacenter besproken. Naast de reguliere bijeenkomsten van de Audit Advies Commissie hebben de leden hun kennis van de organisatie versterkt via twee kennismakingsbijeenkomsten en individuele gesprekken.
2020 was het eerste jaar van het vernieuwde en versterkte team van de Audit Advies Commissie. Het was een jaar van inwerken en zicht krijgen op de werkprocessen van UWV. Hierna volgt het eerste beeld van de Audit Advies Commissie van UWV. UWV heeft in 2020 een enorme prestatie geleverd door onder hoge druk meerdere coronamaatregelen tijdig uit te voeren. Door de gelijktijdige groei van de werkloosheid nam de druk om mensen te werven verder toe. Er zijn in hoog tempo thuiswerkplekken ingericht. Het algemene beeld van de Audit Advies Commissie is dat UWV goed presteert en wendbaar is als het nodig is. Om het risicomanagement te versterken is een verbeterprogramma ingericht, dat door de coronacrisis enige vertraging heeft opgelopen. UWV heeft een proces in gang gezet om samen met het ministerie van SZW de handhavingsrisico’s in wetten systematisch in beeld te brengen en daar afspraken over te maken. Dat leidt tot professionalisering van de relatie tussen UWV als uitvoerder en het ministerie van SZW als opdrachtgevend departement. Het stelsel van risicobeheersing vergt nog een verbeterslag en de opvolging van gesignaleerde risico’s zou in de ogen van de Audit Advies Commissie sneller moeten kunnen. UWV staat voor de grote opgave om het ICT‑landschap te vernieuwen. De plannen daarvoor zijn degelijk. De uitvoering ervan wordt periodiek gevolgd door de Audit Advies Commissie.
Samenstelling van de Audit Advies Commissie UWV
De Audit Advies Commissie bestaat uit externe deskundigen met brede ervaring. Dit waren in 2020 de heer J. van der Vlist (voorzitter), mevrouw M.C.C. Bekker, mevrouw A.C.W. Sneller, de heer F.J. van der Ent, de heer F. Haverkamp en de heer J.H. Ouwehand. De heer J.H. Ouwehand heeft tevens zitting in de Audit Committee SZW en vormt hiermee de verbindende schakel tussen beide organen. De voorzitter heeft periodiek overleg met de plaatsvervangend secretaris‑generaal van SZW, die in het besturingsmodel de rol van eigenaar van UWV vervult. De voorzitter van de raad van bestuur, de portefeuillehouder van de raad van bestuur en de directeuren van de Accountantsdienst en Financieel Economische Zaken wonen de bijeenkomsten van de Audit Advies Commissie bij. Om de transitie te ondersteunen is de heer Haverkamp gedurende het jaar aangebleven als lid van de Audit Advies Commissie. Per eind 2020 is zijn lidmaatschap volgens afspraak beëindigd.
Vergoeding Audit Advies Commissie
Voor de vergoeding van de voorzitter en de leden van de Audit Advies Commissie volgt UWV de regels van de Wet normering topinkomens (WNT), de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en het Besluitvergoedingen adviescolleges en commissies.
Intern en openbaar accountant
UWV beschikt over een interne accountantsdienst die onafhankelijk is gepositioneerd en rechtstreeks ressorteert onder de raad van bestuur. De Accountantsdienst beoordeelt de interne beheersmaatregelen en de bedrijfsvoering van UWV, inclusief de rechtmatigheid van het handelen van de organisatie. De Accountantsdienst legt de resultaten van de onderzoeken voor aan het verantwoordelijke management en aan de raad van bestuur. Ieder kwartaal maakt de Accountantsdienst een samenvattende rapportage voor de raad van bestuur over de interne audits en de wettelijke en overige verplichte controles. De Accountantsdienst controleert voor de minister van SZW de jaarrekening van UWV en geeft hierbij een controleverklaring af. Ook geeft de Accountantsdienst een verklaring van getrouwheid af bij de verantwoording over de gegevensverwerking en de gegevensuitwisseling via de gemeenschappelijke elektronische voorzieningen SUWI.
De Auditdienst Rijk voert volgens het nieuwe toezichtbeleid een review uit op de werkzaamheden van de Accountantsdienst betreffende de controle van de verantwoordingen. Deze review is eind 2019 gestart en heeft betrekking op het verantwoordingsjaar 2018. Dit onderzoek is in 2020 met een positief resultaat afgerond. Daarnaast is de Accountantsdienst in 2019 vanuit de beroepsorganisaties (NBA, NOREA, IIA) getoetst via de Kwaliteitstoets Overheidsauditors. Dit onderzoek is in 2020 met een positief resultaat afgerond.
PricewaterhouseCoopers geeft als openbaar accountant van UWV een verklaring inzake de getrouwheid af bij de jaarrekening in de publieksversie van het jaarverslag. Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengt de openbaar accountant een accountantsverslag met de relevante bevindingen uit aan de raad van bestuur van UWV.
Medezeggenschap
De ondernemingsraad houdt zich bezig met de beleidsmatige en strategische koers van UWV en gaat met de raad van bestuur in gesprek over de manier waarop politieke besluiten en maatschappelijke ontwikkelingen worden opgepakt. In die hoedanigheid heeft de ondernemingsraad input geleverd voor de herijking van de visie van UWV voor de komende jaren. De relatie tussen bestuurder en de ondernemingsraad is gebaseerd op goede, transparante en nauwe samenwerking. De ondernemingsraad krijgt de wettelijk verplichte informatie en de documenten die de raad nodig heeft om zijn taken juist, tijdig en correct uit te kunnen voeren. Minimaal een keer per maand vindt het formele overleg plaats. Tussentijds vindt geregeld informeler overleg plaats. Datzelfde geldt voor het overleg dat de divisiedirecteuren hebben met de onderdeelcommissies. Los van het formele overleg zijn bestuurder en ondernemingsraad samen begonnen om via een dialoogmodel toekomstige advies- en instemmingstrajecten een andere vorm te geven. Daarbij wordt gestreefd naar een meer interactieve samenwerking tussen bestuurder en ondernemingsraad, waarbij de ondernemingsraad in een vroegtijdig stadium wordt betrokken bij de beoogde besluitvorming.
De ondernemingsraad is nauw betrokken bij het personeelsbeleid voor geheel UWV en andere hrm‑onderwerpen, zoals het tot stand komen van een langetermijnvisie op personeelsgebied en een visie op flexibel en locatieonafhankelijk werken. Vanwege de coronacrisis zijn ook de ontwikkelingen rond thuiswerken, met de effecten daarvan op de medewerkers, onderwerp van gesprek. In 2020 is opnieuw veel tijd besteed aan twee grote onderwerpen: de IV‑professionalisering en de herinrichting van de Ziektewet‑arbodienstverlening. Met de IV‑professionalisering wil UWV een efficiënte, effectieve en wendbare IV‑organisatie realiseren, waarin bedrijfsonderdelen optimaal met elkaar samenwerken. De bestuurder en de ondernemingsraad hebben afgesproken om gedurende een praktijkjaar proefondervindelijk vorm en inhoud te geven aan de transitie. Dit praktijkjaar is medio 2020 afgerond en de opgedane leerpunten zijn meegenomen in (voorgenomen) besluitvorming. Een belangrijke rol hierbij speelt de in 2019 ingerichte klankbordgroep met IV‑medewerkers uit alle lagen van de organisatie. De ondernemingsraad is onder voorwaarden akkoord gegaan met de implementatie van het nieuwe Ziektewet‑arbodienstverleningsproces. De raad heeft een begeleidingscommissie ingesteld om de invoering van het proces te monitoren en samen met de bestuurder de evaluatie vorm te geven. De ICT‑ondersteuning, het organisatorische deel en het klantperspectief zijn onderzocht door KPMG; de juridische kanten zijn geëvalueerd door professor J.K.M. Gevers (emeritus hoogleraar gezondheidsrecht). De evaluatie wijst uit dat het proces is geïmplementeerd zoals beoogd, maar er dat nog wel verbeterpunten zijn. We zijn met de ondernemingsraad in gesprek over eventuele vervolgstappen.
In het laatste tertaal van 2020 heeft de ondernemingsraad ingestemd met de aanpassing van de gedragscode en het agressieprotocol van UWV. In september is bij de raad een instemmingsaanvraag ingediend voor de privacyverklaring voor UWV‑medewerkers. Met deze privacyverklaring geeft UWV invulling aan zijn wettelijke plicht als werkgever om medewerkers te informeren over de omgang met hun persoonsgegevens. Deze instemmingsaanvraag maakt deel uit van het continue gesprek dat bestuurder en ondernemingsraad voeren over de zogeheten Digital Footprint – de sporen die het gebruik van onder andere ICT‑middelen bewust en onbewust nalaat. Op het gebied van huisvesting heeft de ondernemingsraad in 2020 een adviesaanvraag ontvangen over de verandering van de huisvesting in Leeuwarden; verder is de raad geïnformeerd over het verlengen van lopende huurcontracten. Daarnaast was de raad nauw betrokken bij de pilot rond de herijking van het inrichtingsconcept voor de divisie Sociaal Medische Zaken en de pilot voor de herinrichting van het hoofdkantoor. Dit laatste traject heeft als gevolg van de coronacrisis vertraging opgelopen en zal daardoor pas in een later stadium worden geëvalueerd en afgerond.